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SMART EVENT PLANNING: 4 TOOL PER LA PIANIFICAZIONE E REALIZZAZIONE DEL TUO EVENTO AZIENDALE

Il settore degli eventi aziendali impegna event planner, agenzie di comunicazione ed aziende nella pianificazione e organizzazione di svariate attività che portano alla realizzazione del loro evento in location. In un’era in cui esiste un’app praticamente per ogni occasione, anche per questo settore è possibile disporre di strumenti digitali utili a semplificare il lavoro di progettazione. Proprio per questo motivo la nostra ricerca continua di utility e curiosità intorno a questo settore ci ha portati ad individuare 4 tool di “smart event planning che sicuramente possono dare un grande contributo a chi si occupa della realizzazione di eventi aziendali di ogni tipo.

1 – TRELLO – Il tuo project manager personale

Trello è uno strumento di project management disponibile sia come piattaforma web che app per smartphone utile a semplificare l’organizzazione dei flussi di lavoro e a coordinare più figure professionali all’interno di un team a favore di una maggiore produttività. Con il suo layout semplice e intuitivo Trello è un tool composto principalmente da 3 elementi:

Bacheca: Rappresenta il “contenitore” del nostro progetto, come se fosse una lavagna virtuale all’interno della quale scrivere, riordinare e schematizzare tutti i tasselli che compongono il nostro evento.

Lista: È possibile creare più di una Lista all’interno di ogni bacheca. Ogni Lista rappresenta una macro-area del nostro progetto che servirà a raggruppare le task per compartimenti stagni, magari per suddividerle in base alle persone coinvolte nell’organizzazione dell’evento, ai giorni o alle varie fasi della giornata, in modo da strutturare un timing intuitivo e interattivo per tutto il team.

Scheda: Le Schede rappresentano le task di ogni Lista, ovvero le singole voci delle varie “to-do list” che andremo a smarcare di volta in volta appena ogni attività sarà portata a termine. Tramite un semplice drag and drop inoltre è possibile spostare le schede da una lista all’altra in base alle proprie esigenze o eventuali cambi di programma.

La possibilità di condividere e rendere pubbliche le bacheche con tutti i membri del team permette di collaborare, anche a distanza, in maniera efficace e immediata. Tutto questo rende Trello un tool ideale per coordinare tutte le attività che ruotano intorno all’organizzazione di ogni tipologia di evento e mansione.

trello event planning 10 watt location milano

2 – SOCIAL TABLES – Il Setup dalla progettazione alla realizzazione

Una delle attività che impegna event planner e allestitori è sicuramente anche quella logistica della disposizione di ospiti e staff all’interno degli spazi di una location. Con un tool come Social Tables è possibile caricare la planimetria della location e rendere del tutto digitale il processo decisionale dell’assegnazione dei posti per cene aziendali, serate di gala, sessioni di lavoro, workshop o attività di team building, ma anche meeting e conferenze in location indoor.

Essendo una piattaforma cloud-based, questo tool permette ad organizzatori, staff di location e di servizi di catering di collaborare online all’allestimento previsto per l’evento, in modo da semplificare e rendere immediata la fase di progettazione del setup degli spazi per eventi, ma anche il check-in degli ospiti grazie alla funzione integrata nel software. Con la sua interfaccia intuitiva e user-friendly, dotata di layout pre-configurati e personalizzabili, Social Tables rende innovativa e collaborativa la “planning experience” direttamente da smartphone e pc.

social tables 10 watt location milano

3 – EVENTABLE – Aggiungi il tuo evento al calendario dei tuoi ospiti

Le persone controllano il calendario su smartphone, tablet e pc circa una sorprendente dozzina di volte al giorno. Ognuna di queste istanze rappresenta un’opportunità di collegamento per la propria azienda. Alcuni studi di settore hanno dimostrato che gli utenti hanno l’86% di probabilità in più di interagire con un brand se un evento correlato è presente nel loro calendario.

Eventable è una piattaforma che permette di sfruttare le funzionalità di un calendario digitale per coinvolgere i propri consumatori, tramite la creazione di una call-to-action con il pulsante dinamico “aggiungi al calendario”. Integrato con tutte le piattaforme di calendario esistenti: Google CalendarOutlookiOS e altri, è possibile aggiungere facilmente un flusso di eventi in pochi click, creando allo stesso tempo un’esperienza utente unica e sorprendente.

Siti web, email, post sui social media, app mobile, annunci pubblicitari o sms, è possibile condividere il proprio pulsante interattivo personalizzato praticamente ovunque e allo stesso tempo monitorare click, impressioni, condivisioni sui social, partecipazione degli ospiti ed eventuali commenti.

4 – WALLS.IO – Engagement e networking alla portata di tutti

Uno degli elementi che caratterizza un evento di successo è senza dubbio il livello di engagement raggiunto. Ma perché aspettare il termine della giornata per ricevere un feedback da parte di ospiti se è possibile rendere tutti partecipi di quello che è il “live sentiment” dei partecipanti all’evento istante per istante? Walls.io è una soluzione semplice ed immediata per sfruttare al massimo le potenzialità dei social media e promuovere il proprio brand in modo smart.

Un social wall che consente di raccogliere, curare e visualizzare contemporaneamente contenuti da più piattaforme come Facebook, Twitter, InstagramYouTubeVimeoPinterestLinkedIn ed altre ancora. Ad esempio è possibile inserire il proprio social wall su una pagina web creata ad hoc in occasione di un evento specifico e mostrare in tempo reale su uno o più monitor presenti in location tutti i tweet, post, foto e commenti pubblicati su i vari social network utilizzando l’hashtag ufficiale dell’evento o taggando il brand di riferimento. Un tool creativo per il coinvolgimento on-site dei propri ospiti che favorisce il social-buzz e alimenta la F.O.M.O. intorno al proprio evento e brand. Un’occasione per rompere il ghiaccio e radunare i propri ospiti alla ricerca dei propri post, incentivando il networking e colmando il divario tra comunicazione online e offline durante conferenzeconventioncongressi ed eventi aziendali di ogni categoria come ad esempio un team building: durante le attività di gruppo capita molto frequentemente che i partecipanti vogliano immortalare il momento e condividere in tempo reale i risultati dei loro “team-work”.

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Pianificazione, progettazione logistica ed engagement, questi sono i punti chiave che caratterizzano tutti gli eventi di successo. Perché quindi non lasciarsi guidare e agevolare da tool pratici e intuitivi in grado di rendere il lavoro di event planning più smart!?