4 TOOL PER LA PIANIFICAZIONE E REALIZZAZIONE DEL TUO EVENTO AZIENDALE
Il settore degli eventi aziendali impegna event planner, agenzie di comunicazione ed aziende nella pianificazione e organizzazione di svariate attività che portano alla realizzazione del loro evento in location. In un’era in cui esiste un’app praticamente per ogni occasione, anche per questo settore è possibile disporre di strumenti digitali utili a semplificare il lavoro di progettazione. Proprio per questo motivo la nostra ricerca continua di utility e curiosità intorno a questo settore ci ha portati ad individuare 4 tool di “smart event planning” che sicuramente possono dare un grande contributo a chi si occupa della realizzazione di eventi aziendali di ogni tipo.
1 – TRELLO – Il tuo project manager personale
Trello è uno strumento di project management disponibile sia come piattaforma web che app per smartphone utile a semplificare l’organizzazione dei flussi di lavoro e a coordinare più figure professionali all’interno di un team a favore di una maggiore produttività. Con il suo layout semplice e intuitivo Trello è un tool composto principalmente da 3 elementi:
Bacheca: Rappresenta il “contenitore” del nostro progetto, come se fosse una lavagna virtuale all’interno della quale scrivere, riordinare e schematizzare tutti i tasselli che compongono il nostro evento.
Lista: È possibile creare più di una Lista all’interno di ogni bacheca. Ogni Lista rappresenta una macro-area del nostro progetto che servirà a raggruppare le task per compartimenti stagni, magari per suddividerle in base alle persone coinvolte nell’organizzazione dell’evento, ai giorni o alle varie fasi della giornata, in modo da strutturare un timing intuitivo e interattivo per tutto il team.
Scheda: Le Schede rappresentano le task di ogni Lista, ovvero le singole voci delle varie “to-do list” che andremo a smarcare di volta in volta appena ogni attività sarà portata a termine. Tramite un semplice drag and drop inoltre è possibile spostare le schede da una lista all’altra in base alle proprie esigenze o eventuali cambi di programma.
La possibilità di condividere e rendere pubbliche le bacheche con tutti i membri del team permette di collaborare, anche a distanza, in maniera efficace e immediata. Tutto questo rende Trello un tool ideale per coordinare tutte le attività che ruotano intorno all’organizzazione di ogni tipologia di evento e mansione.

2 – SOCIAL TABLES – Il Setup dalla progettazione alla realizzazione
Una delle attività che impegna event planner e allestitori è sicuramente anche quella logistica della disposizione di ospiti e staff all’interno degli spazi di una location. Con un tool come Social Tables è possibile caricare la planimetria della location e rendere del tutto digitale il processo decisionale dell’assegnazione dei posti per cene aziendali, serate di gala, sessioni di lavoro, workshop o attività di team building, ma anche meeting e conferenze in location indoor.
Essendo una piattaforma cloud-based, questo tool permette ad organizzatori, staff di location e di servizi di catering di collaborare online all’allestimento previsto per l’evento, in modo da semplificare e rendere immediata la fase di progettazione del setup degli spazi per eventi, ma anche il check-in degli ospiti grazie alla funzione integrata nel software. Con la sua interfaccia intuitiva e user-friendly, dotata di layout pre-configurati e personalizzabili, Social Tables rende innovativa e collaborativa la “planning experience” direttamente da smartphone e pc.

3 – EVENTABLE – Aggiungi il tuo evento al calendario dei tuoi ospiti
Le persone controllano il calendario su smartphone, tablet e pc circa una sorprendente dozzina di volte al giorno. Ognuna di queste istanze rappresenta un’opportunità di collegamento per la propria azienda. Alcuni studi di settore hanno dimostrato che gli utenti hanno l’86% di probabilità in più di interagire con un brand se un evento correlato è presente nel loro calendario.
Eventable è una piattaforma che permette di sfruttare le funzionalità di un calendario digitale per coinvolgere i propri consumatori, tramite la creazione di una call-to-action con il pulsante dinamico “aggiungi al calendario”. Integrato con tutte le piattaforme di calendario esistenti: Google Calendar, Outlook, iOS e altri, è possibile aggiungere facilmente un flusso di eventi in pochi click, creando allo stesso tempo un’esperienza utente unica e sorprendente.
Siti web, email, post sui social media, app mobile, annunci pubblicitari o sms, è possibile condividere il proprio pulsante interattivo personalizzato praticamente ovunque e allo stesso tempo monitorare click, impressioni, condivisioni sui social, partecipazione degli ospiti ed eventuali commenti.
4 – WALLS.IO – Engagement e networking alla portata di tutti
Uno degli elementi che caratterizza un evento di successo è senza dubbio il livello di engagement raggiunto. Ma perché aspettare il termine della giornata per ricevere un feedback da parte di ospiti se è possibile rendere tutti partecipi di quello che è il “live sentiment” dei partecipanti all’evento istante per istante? Walls.io è una soluzione semplice ed immediata per sfruttare al massimo le potenzialità dei social media e promuovere il proprio brand in modo smart.
Un social wall che consente di raccogliere, curare e visualizzare contemporaneamente contenuti da più piattaforme come Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, Vimeo, Pinterest, LinkedIn ed altre ancora. Ad esempio è possibile inserire il proprio social wall su una pagina web creata ad hoc in occasione di un evento specifico e mostrare in tempo reale su uno o più monitor presenti in location tutti i tweet, post, foto e commenti pubblicati su i vari social network utilizzando l’hashtag ufficiale dell’evento o taggando il brand di riferimento. Un tool creativo per il coinvolgimento on-site dei propri ospiti che favorisce il social-buzz e alimenta la F.O.M.O. intorno al proprio evento e brand. Un’occasione per rompere il ghiaccio e radunare i propri ospiti alla ricerca dei propri post, incentivando il networking e colmando il divario tra comunicazione online e offline durante conferenze, convention, congressi ed eventi aziendali di ogni categoria come ad esempio un team building: durante le attività di gruppo capita molto frequentemente che i partecipanti vogliano immortalare il momento e condividere in tempo reale i risultati dei loro “team-work”.

Pianificazione, progettazione logistica ed engagement, questi sono i punti chiave che caratterizzano tutti gli eventi di successo. Perché quindi non lasciarsi guidare e agevolare da tool pratici e intuitivi in grado di rendere il lavoro di event planning più smart!?
Grazie di aver compreso Walls.io
Lavoro da qualche mese come stagista per un’agenzia di eventi molto conosciuta a Milano e nonostante il nome e la fama l’organizzazione è ahimè ancora lontana da piattaforme innovative come queste. Ci sono event manager che nel 2020 non sanno ancora fare una presentazione power point o esportare un pdf. La mia speranza è che giovani come me e te (dalla foto sembri un mio coetaneo ahah) possano portare l’innovazione digitale e non che tanto serve e aiuta a livello professionale. Quindi ben fatto! Io lo condivido subito sul mio linkedin come per dare una sberla alle mie colleghe ahah
Quando lavoravo a Londra come event planner la mia agenzia utilizzava già social tables e tool simili, arrivata qui in italia son ritornata a carta e penna. Felice che qualcuno ne parli finalmente!
4 tool per gli/le event planner del futuro direi ahah Molto interessante direi! Mi semplificherebbero la vita decisamente
Articoli come questi mi appassionano sempre. Mi fanno sentire quasi fuori dal mondo perché sono sempre tra gli ultimi a scoprire le novità, ma una volta scoperte sono subito pronto ad adottarle.
Condivido subito. Conoscevo due di questi tool ma non ne avevo mai letto niente in italiano. Certe cose sembrano essere una prerogativa solo estera, ma possiamo aggiornarci anche noi
magari con questo articolo il 2020 avrà una svolta digitale per gli eventi, speriamo ahah
ultimo giorno in ufficio prima delle meritate ferie natalizie e mi sto concedendo questo articolo come ultima lettura “di lavoro” dell’anno. Per niente noioso e molto istruttivo. Un buon proposito per il 2020 da condividere con il mio team.
Il 2020 comincia col botto così! Bravo
Non lavoro nel settore degli eventi ma software così potrebbero tornare utili anche a me. Il segreto è sapere sfruttare ogni risorsa in base alle proprie necessità
Molto innovativo, un articolo proiettato al futuro sicuramente.
Ne ho già provati alcuni per la mia agenzia. Sono in stage da una settimana e voglio fare il figo con i colleghi. Quindi grazie ahahah
Non conoscevo le app descritte ma intendendo implementarle nel mio lavoro (ci proverò almeno). Sarò felice di seguire questi consigli e di condividerli in ufficio.
Io e il mio collega siamo sempre alla ricerca di tutto ciò che può ravvivare in modo vivace ed efficiente la nostra attività. Per il nuovo anno cominceremo da questi tool. Ottimo lavoro!
Buongiorno, vi occupate anche di organizzare eventi in america? Grazie Monica
Buongiorno Monica, come location per eventi diamo suggerimenti su come utilizzare la tecnologia per l’organizzazione di un evento, ma possiamo metterla in contatto con alcune delle nostre agenzie partner. Può scriverci a 10watt@10watt.it
La mia ricerca su internet per un software in grado di gestire tutto ha avuto i suoi frutti. Grazie ahah
Mio marito ed io ci siamo sentiti assolutamente sollevati di aver potuto completare in tempi rapidi un allestimento di un evento grazie alle indicazioni scoperte nel tuo blog. Ci siamo da poco messi in proprio con una piccola agenzia di eventi. Di tanto in tanto è sconcertante rinunciare a tecniche consolidate con cui uomini e donne hanno fatto soldi per anni, ma bisogna anche capire che è necessario certe volte valutare altre strade. Grazie per tutto! Arianna e Luca
Bel lavoro di ricerca! Ho scoperto cose nuove grazie a voi!
Molto molto interessante. Almeno imparo qualcosa di nuovo durante questo smart working forzato
Complimenti per il blog e buon lavoro! Articolo molto interessante
Prima o poi torneranno utili per organizzare l’evento perfetto. #andràtuttobene
Molto molto utile! Grazie
Con questi tool anche in quarantena sarebbe possibile organizzare un evento…peccato che non ci si possa riunire :(
Non si finisce mai di imparare. E in questi giorni di clausura è quasi necessario per non sentirsi “fermi”.
Very very interesting topic and tools. Good Job!
Voi siete molto avanti, complimenti! Ci sono location che ancora stanno all’età della pietra
Grazie a te per aver apprezzato il nostro articolo!
Good morning, glad the content was helpfull. We’d be delighted to discuss about possible collaborations.
Please contact us at 10watt@10watt.it
Mai più azzeccati questi tool in un periodo in cui non si possono fare assembramenti. Che siete sul pezzo!
No conoscevo alcuni di questi tools ma tornerano utili per nuovo anno. Speriamo! Stay safe and healthy!
Ormai esiste praticamente un app o un software per qualsiasi cosa
Ormai tutto diventa digitale
sarebbero pure utili in questo periodo in cui tutto deve essere necessariamente digitale e virtuale…peccato che non ci siano eventi in programma per la maggior parte delle aziende
Ciao Federica, per tutte quelle aziende che hanno deciso di trasformare le attività aziendali in eventi digitali o ibridi questi tool possono sicuramente essere comunque di supporto per programmare e gestire ogni step dell’evento. Che ne pensi?
ho cercato location a milano su google e mi è spuntato subito il vostro sito. siete famosi!!!!!